Dokument WZ

Wzorem dokumentu możemy nazwać każdy prototyp, na zasadzie którego został stworzony inny dokument. Wykorzystanie takiego schematu w znaczny sposób umożliwia skrócenie okresu tworzenia dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, możemy też zminimalizować ryzyko powstania przekłamań w akcie prawnym, który stworzyliśmy.

Specyficznym rodzajem dokumentu, jest dokument rachunkowy, który tworzy się w sytuacji utrwalenia na piśmie procesów gospodarczych, jakie tworzą się pomiędzy określonymi podmiotami bądź stronami. Niniejszy dokument często tytułowany jest dowodem, bo na jego zasadzie mamy możliwość dochodzić swoich roszczeń zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontroli czy organem wykonawczym.

I tak też możemy pogrupować je na:

• Zbiorcze – służą dokonaniu łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zewnętrzne obce - stworzone przez zewnętrznych kontrahentów, np. rachunki i faktury,
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, są to na przykład obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i oddane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
• Zastępcze – stworzone do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują uprzednio dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,
• Korygujące.

Dowody rachunkowe pełnią istotną rolę także jako podstawa zeznania finansowego oraz źródło analizy ekonomicznej. Winny być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie powinny zawierać w żadnym razie błędów, poprawek lub prób wymazania danych. Dokument z powyższymi zmianami można bardzo łatwo podważyć.

Dowód księgowy musi posiadać m.in.:

• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Opis funkcjonowania, jego wartość, jednostki,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Sprecyzowany rodzaj dowodu,
• Czas wydarzenia oraz datę wystawienia dowodu księgowego
• Adnotację potwierdzającą kontrolę oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód powinien zostać przygotowany w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontroli, ale także musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, które się w nim znajdą, muszą być zapisane w walucie polskiej (policzone po kursie z dnia dokonania operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich aktów prawnych.